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ビジネス英語(電話編):電話会議の“準備”で使える例文・フレーズ

ワンポイント犬

この記事では、電話会議の事前準備のポイントを使える英語例文・フレーズを紹介します。
参加の確認に使える例文
  1. I would like you to join a conference call on [date and time].
    ◯月◯日の電話会議に参加して頂きたいです。
  2. I am scheduling a meeting on [date/time].
    ◯月◯日の会議の日程調整をしています。
目的やアジェンダの確認に使える例文
  1. The main purpose of the conference call is to build a consensus among our company.
    会議の主要な目的は社内の合意形成を行うことです。
  2. I am sending you our draft agenda.
    会議の内容の草案をお送りします。

電話会議の成功は準備にかかっていると言っても過言ではありません。参加者やアジェンダが準備不足だったために、電話会議をしても何の成果もあがらなかったなんてことにならないようにしっかり準備しましょう。

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電話会議で守りたい最低限のエチケット

まず最初に電話会議を成功させるための最低限のエチケットを7つ紹介します。

  1. 案内している時間に開始すること。
  2. 参加したら名前を名乗ること。
  3. 遅れて参加した場合、会話を遮ってまで自己紹介する必要はない。合間を見て自己紹介。
  4. 途中で発言するときは名前を名乗る。
  5. 静かな場所で電話をかける。ノイズは参加者全員へ悪影響。
  6. 資料を事前に配布し目を通しておく。
  7. 疑問や質問を準備しておく。

電話会議の前に準備するべきこと

  • アジェンダ(Agenda)
  • 日時(date, time)
  • 参加者(participants)

シンプルに言えば、この三つさえ決定すれば電話会議はスタートできます。Agendaについてのポイントはそもそも電話会議は必要なのか?という疑問を考えることから始まります。

Agendaを考えている途中に、この会議はただの報告会議では・・・と思ったら、思い切って会議などしないというのも選択肢の一つです。

次に日時ですが、参加者が多くなるとこれを決めるのが意外と大変だったりします。参加者はなるべく絞ったほうがいいでしょう。

また日時については時差のある地域と会議を行うときは注意が必要です。日本とアメリカなら日本の朝方、日本とヨーロッパなら日本の夕方ごろに私はよく電話会議をしていました。

できるだけお互い人間的な時間帯を選びたいですね。(深夜や早朝を避ける)次に実際の準備で使えるフレーズ、例文を紹介します。

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準備に使えるフレーズ

ワンポイント犬

それではここから実際に電話会議の準備を行っていくときに使える例文を紹介します!
電話会議の準備に使えるフレーズ
  1. I would like you to join a conference call on [date and time].
  2. I am scheduling a meeting on [date/time].
  3. I want to invite you to attend a meeting on [date and time].
  4. Could you attend this conference call?
  5. Would you confirm that you can attend a conference call?
  6. I would really appreciate it if you could think about a conference call next week.

参加者の確認に使える例文です。それぞれの日時などを考慮して使ってみてください。

目的やアジェンダの確認に使える例文
  1. The main purpose of the conference call is to build a consensus among our company.
  2. I’m sending you our draft agenda.
  3. If you have anything you want to consider at the meeting please let me know.
  4. Feel free to ask me if you have any comments on the agenda.
  5. I would like you to update the aganda if you need.

アジェンダは自分で草案を作り重要な参加者に確認してもらうというのがオススメです。

もしあなたが電話会議を仕切るリーダーであれば紹介した例文が役立つと思います。

電話会議の成功は準備にかかっていると言っても過言ではありません。

それぞれの状況に応じて使ってみてください。

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