前回の記事では、電話会議の前に
準備すべきことを中心に紹介しました。
今回は電話会議を主催する側として
どんな風に会議を進めれば良いのかを
場面ごとに使える例文や
フレーズを交えて紹介します。
オープニング
例文・フレーズ
Good morning, everyone. If we are all here, let’s get started.
「おはようございます。もし全員揃っているならば始めましょう。」
Good afternoon everyone, I guess we are ready to start.
「こんにちは皆さん。始める準備ができたように思います。」
Hi, this is [your name]. Let’s check if all participants are here or not.
「全員が揃っているかどうか確認させてください。」
電話会議が始まったら
行うべきことは
約束した参加者が
揃っているかどうかの確認です。
Let’s get started.「はじめましょうか」
などはface to faceの会議でも使えます。
ぜひ使ってみてください。
誰かを紹介する
例文・フレーズ
I’d like to introduce my boss, Tom.
「私の上司、Tomを紹介させてください」
Ms. Jacy is new to our team. She’d like to say a few words of introduction.
「Jacyは私たちのチームの新しいメンバーです。彼女から一言挨拶があります。」
あなたが会議のホストなら、
参加者の大体の人は
日程調整の段階で
あなたのことを知っていると思います。
しかしあなたの上司はどうでしょうか？
もしくはあなたのチームに参加した
新しい同僚はどうでしょうか？
彼らを参加者に紹介することで
会議がより良いものになる可能性があります。
また周りに気をつかえる人として
あなたの評価も上がるでしょう。
introduce～「～を紹介する」
はおさえておきたいフレーズです。
またintroduce myselfとすれば、
あなたの自身の自己紹介
という意味になります。
アジェンダを確認する
例文・フレーズ
I’d like to make sure that today’s agenda.
「今日のアジェンダを確認させてください。」
The main purpose of this meeting is to build a relationship with our team.
「このミーティングの主な目的はチームビルディングです。」
The objective of today’s meeting is to close the issue of budget.
「今日の打合せの主題は予算の課題の解決です。」
アジェンダの確認（もしくは目的の確認）は
多少煩雑なので飛ばして進める人もいますが、
必ずやっておいたほうが良いでしょう。
決めておいたほうがいい理由として
- 会議が発散したときに元の戻しやすい
- 時間が節約できる
- 人を厳選できる
などが上げられます。
とくに電話会議は顔が見えない分、
話し合いの方向が正しく進んでいるかを
リーダーは常に気にかける必要があります。
その方向性を決めるのがアジェンダです。
また相手がクライアントだった場合には
予定していたアジェンダに無いことを
突然言い出すかもしれません。
なるべく会議途中にそうならないために
冒頭に確認をしておきましょう。
→【依頼メールの書き方!?】
