国内&現場で学んだ私がおすすめする英語コーチングスクール3社

ビジネス英語(電話編)|英語の電話会議の進め方とリーダーシップの取り方

海外顧客を担当する営業マンならば顧客と電話を繋いで会議をすることもあるだろう。グローバルな組織の会社なら社内の外国人の同僚と電話会議をする機会もあるかもしれない

この記事では外国人との電話会議の進め方に関して留意しておくべきポイントを紹介する。本文を読めば海外顧客(同僚)との電話会議がよりスムーズになり仕事が捗るようになるだろう。

海外との電話会議は最初に議題を確認する

会議の参加人数に関わらず、電話会議では最初に必ずアジェンダ(Agenda:議題)を確認しよう。

理由としては「何を話し合うか」を冒頭で確認しないと往々にして会議がめちゃくちゃになるからである。

例文

Let me share today’s agenda before we start the meeting.
会議を始める前に本日の議題を確認させて下さい。

電話会議の目的を確認する

会議の目的についても電話会議の冒頭で確認したい。

何をこの会議では目指すのか?というゴールの設定は重要である。

ゴール設定が曖昧だと会議が発散し、時間だけが経ってしまう。

例文

Purpose of this meeting is to discuss the marketing method for next year and how to promote it.
この会議の目的は次年度のマーケティングの方法を話し合うことです。

電話会議ではリーダーシップを取る

会議では自分がリーダーシップを取ることを意識しよう。リーダーシップなどと言うとたいそうだが、リーダーシップとは要するに自分の意見を持つことである。

「私はAだと思う」というポジションを取ることがリーダーシップ発揮の第一歩である。

一方で他者のポジションも尊重するようにしよう。顧客が相手なら一方的な主張ではなく自らの意見と顧客の意見をすり合わせるのがリーダーシップの一つの取り方である。

ただしそのベースもやはり「自らの明確なポジションがあること」である。相手任せにせずに自分の意見を持つことを意識しよう。

例文

According to the market report, my opinion is that customer wants to buy sophisticated package products.
市場調査によると、顧客はより洗練されたパッケージの商品を買いたいと思っているようである。

電話会議で相手の言葉が聞き取れない時の対処法

実は海外との電話会議というのは難しい業務の一つである。なぜなら視覚情報なしで相手の英語を正確に聞き取ること自体が難しいからだ。

日本人がよくやってしまうのは聞き取れていないのに「Yes」 などと相槌を打ち、あたかも聞き取れたかのように話を合わせてしまうこと。

もし聞き取れないときは話をあわせたりせずにしっかりと聞き返すことも重要である。例えば聞き返したい時は次のようなフレーズが使える。

例文

Could you say that again?
もう一度言って頂けませんか?

Sorry, I couldn’t catch you a little.
申し訳ありません、少しついていけていません。

Could you speak more slowly?
もう少しゆっくり話して頂けませんか?

電話会議の後は議事録を残す

電話会議が終わったら簡単なメモで構わないので決まったことをすぐに配信しておこう。

すぐに配信というところがポイントで顧客との電話会議の際はなおさら、合意事項を明確にしておくべきである。

口頭の会話では誤解なども生じやすいため文章化しておくことをおすすめする。

例文

Please confirm meeting minutes.
議事録を確認お願いします。

Please refer to the summary of this meeting.
打合せのまとめをご確認下さい。