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ビジネス英語(メール編):不良品へのクレームと返信に使える例文・フレーズ

海外と取引をしていると輸送の途中で商品が破損したりなど、不良品に関する悩みがつきまといます。

私もネットで海外からプロテインを取り寄せた時は、梱包があまく商品がぐちゃぐちゃになっていることがあり、大変困ったことがあります。

この記事では不良品を貰ったとき、もしくは不良品に関するクレームを受けた時に使える英語のメールを紹介します。

もしあなたが海外と取引のある営業マンや、個人で海外から何かを輸出入したりしているなら、もしもの問い合わせの際に本文の内容が役に立ちます。

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不良品が届いた時のクレームメールの書き方

Subject line:Damaged Samples
件名:破損したサンプルの件

To whom it may concern,
ご担当者様

Thank you for your time and help.
いつもお世話になっております。

I ordered 100 pcs product samples through your website on Nov/5th.
11月5日に100個の商品サンプルをあなたのサイトから発注しました。

After the goods arrived, I found that samples might be damaged by vibration.
商品が到着したあと、サンプルが振動で破損しているだろうということが分かりました。

I guess it occurred during transportation because samples have poor packing.
梱包が甘かったために、それは輸送中に起こったのだと思います。

Please see the attached picture I took.
私が撮った添付写真をご参考ください。

Could you put me the right direction to replace the samples with new ones?
サンプルを新しいものと交換することはできますか?

Would it be possible to send me new samples within a week?
一週間以内に新しいサンプルを送ってもらえませんか?

These samples are defective products.
これらのサンプルは不良品です。

Therefore, it will be difficult for us to distribute samples to our customers.
したがって、サンプルを顧客に配るのは難しいでしょう。

I’m waiting for your prompt response.
迅速な返信をお待ちしております。

Best regards,
Kaori

このメールは「海外から商品サンプルを取り寄せ、それが破損していた場合」に使えるメールです。不良品や欠陥品については写真などを使って状況を伝えると効果的です。下のような例文が使えます。

  • Please see the attached picture I took.
    私が撮った添付の写真をご参考ください。

メールにはいろんな文章を盛り込んでいますが、状況に応じて削ってください。

関連記事→【品質問題への対応に使えるフレーズ

不良品のクレームを受けた時の返信メールの書き方

Dear Ms. Kaori,
かおり様

Thank you for informing us of the packing status.
梱包状況について、ご連絡頂きありがとうございます。

We apologize for the delay and any inconvenience caused.
遅れとご不便をおかけして申し訳ありません。

I want to arrange alternative samples soon but now we don’t have enough sample stock.
すぐに代わりのサンプルを手配したいのですが、在庫がありません。

We are going to arrange it by the end of this week.
今週末までに手配するつもりです。

So, you can get new samples at the beg of next month.
なので、あなたは来月の頭に新しいサンプルを入手できます。

Best Regards,
Ken

もしあなたが不良品のクレームを貰ったときは、上記の返信メールが使えます。また不良品に関していくつか表現をおさえておきましょう。

不良品に関係する英単語
  • 不良品:defective products
  • 破損品:damaged goods/products
  • 代替品:alternative products
  • 表面の傷:a scar on the surface
  • へこみ:dent
  • 穴:pit
  • 輸送中:during transportation
  • 手配する:arrange
  • AをBへ配布する:distribute A to B

関連記事→【商品・サービスへのクレームは?

不良品へのクレームについてまとめ

商品の梱包が甘かったりして、届いた商品に傷がついていることは、海外取引では実際に起こりえます。そういう場合には臆することなく、商品の状態を伝え(写真などを使うと効果的)いつまでに代わりの商品を送って欲しいかを伝えましょう。

関連記事→【納期遅延のクレームの例文の書き方

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