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ビジネス英語(メール編):メール件名の書き方9原則|あらゆる状況を網羅した例文フレーズまとめ

ビジネス英語のメール件名ってどんなふうに書いたらいいの?

今回はこんな疑問に答えます。

ビジネス英語のメールの件名は長くても要領を得ませんが、短すぎるのもスパム扱いを受けてしまいそうで怖いですよね。

結論としては、最初は誰かの件名を真似するのがベストです。もしあなたがビジネス英語のメール件名で困っているなら本文の内容が役に立ちます。

本文には多様なビジネスシーンで使える件名を掲載していますので、状況に応じて単語を変え使って下さい。

>> 合わせて読みたい:メール書き出しの名前や敬称の書き方

件名を書く時の基本の9ルール

シンプルに簡潔に

Could you check a data sheet by tomorrow and・・・
Datasheet by Dec/2nd.

件名は文章にせず、短くシンプルに本文の内容をまとめたタイトルにしましょう。「Could you check a data sheet by tomorrow?」のように本文で繰り返される内容は避けましょう。

文字数は少なめに

Hello, nice to meet you. Do you have time to…
Appointment on July/2nd.

件名の文字数は、アルファベットの数なら30~35文字くらいで、単語数は5-7個くらいがベターです。長い件名はそもそも要領を得ないですし、スマートフォン時代を意識するとそのくらいが限界です。

挨拶は避ける

Hi, thank you for your help.
Crazy Sales Day tommorow.

HelloやNice to meet youは本文の冒頭の挨拶で使うべきで、件名にはあまり相応しくありません。理由はさきほど述べた通り、読む人が何の内容か理解できないからです。

スパムっぽい件名は避ける

Free!!
You can get 10% discount.

スパムっぽい件名とは、FreeとかUrgentとかImportantなど、短かくて具体性が無い件名のことです。広告と間違われて迷惑メールフォルダに行ってしまう可能性もあるため、件名は具体的に書きましょう。

大文字,!,?だけの件名は避ける

!!!!???
Meeting rescheduled for Friday.

大文字だけの件名とは、DELIVERY DELAYなどの、アルファベットの大文字のことです。!や?も使っても構いませんが、!!!とか???のような表記すると意味不明ですし、スパムメールと判断されることもありますので避けましょう。

重要な英単語を優先して配置

It was great to meet you…
Job application: Marketing manager.

重要なキーワードを抽出して、件名の中でもなるべく左側(先頭)に書きましょう。例えば「Thank you for your support. please check data sheet by Friday morning」よりも「Check data sheet by Friday morning」のほうが「すぐに確認しないとなんだな」と思いますよね。

奇抜にしない

Uh-oh, your network security is expiring!?
Follow up for our proposal.

営業目的のダイレクトメールでないなら、奇抜なメールは避けたほうがいいでしょう。理由は何度も述べているとおり「内容が入ってこないから」と「スパムメール扱いされる可能性があるから」です。

タイトルを変えない

Cancellation – Monday meeting.→ Follow up for our proposal.
Cancellation – Monday meeting.→ Re:Cancellation – Monday meeting.

これは返信のときのポイントですが、相手が送ってきたメールのタイトルを丸ごと変えたりしないほうがいいです。例えば「Cancellation – Monday meeting.」には「RE:Cancellation – Monday meeting.」のまま使ってください。

なぜかというとタイトルを変えると自動で関連メールを抽出できなくなり、お互いに不利益にしかなりません。もし変えるなら相応の理由があるときだけにして、また変えたら「変えたよ」と一言伝えたほうがいいでしょう。

初めての相手には会社名や名前を書く

Meeting Request.
Meeting Request – Kenny from Google.

その他には「Confirmation on order – Kenji Tanaka, ABC company」のような感じでも結構です。社内の人間なら、会社名は不要でしょう。

>> 合わせて読みたい:思わず開封したくなる件名の書き方

お礼メールの件名

最初にお礼メールで使える件名を紹介します。

Thank you for ~
~のお礼

Thank you for your support.
ご支援頂きありがとうございます。

Thank you for your help.
ご協力ありがとうございます。

Thank you for your time and help.
時間を割いてご助力頂きありがとうございます。

Thank you for sharing your information.
情報の共有ありがとうございます。

Thank you for coming.
ご来社ありがとうございます。

Thank you for inquiring.
問い合わせありがとうございます。

Thank you for booking.
ご予約ありがとうございます。

Thank you for attending
ご参加頂きありがとうございます。

Thank you for joining.
ご参加頂きありがとうございます。

Thank you for visiting us.
訪問して頂きありがとうございます。

Thank you for checking
確認ありがとうございます。

Thank you for meeting us on Jan/10.
1月10日の打合せはありがとうございました。

Thank you – Interview (Sales Manager).
面接ありがとうございました(あなたが志望した仕事)

>> 合わせて読みたい:打ち合わせ後のフォローメールの書き方

お願い・依頼メールの件名

打合せのお願い

Business meeting request.
打合せのお願い。

Meeting request next week (or month).
次週 (or 来月)打合せのお願い。

Appointment request during WK15.
第15週の打合せの要望。

Meeting rescheduled for next Monday.
次週月曜日、打合せ再設定の件。

Cancellation – Monday meeting.
キャンセル – 月曜日の打合せ。

確認のお願い

Request for checking attached file.
添付ファイルの確認のお願い。

Confirmation for next meeting date.
次回の打合せの日程の確認。

Confirmation for meeting minutes.
打合せ議事録の確認。

提案や情報が欲しい

Requesting possible ideas for marketing – Due end of Nov
マーケティングの提案-11月末まで

Inquiring about customer information.
顧客情報の問い合わせ。

Request for market research.
市場調査のお願い。

Request ballpark price quotation for samples.
サンプルの概算価格の依頼。

Confirmation on order.
注文の確認。

>> 合わせて読みたいメールでの依頼の言い方を3パターン紹介

招待メールの件名

会議への招待

Preparation meeting invitation on May 15th.
事前準備の会議の案内-5月15日

Project kickoff meeting invitation on Jun 15th.
プロジェクトのキックオフ会議の案内-6月15日

Project follow up meeting invitation on July 15th.
プロジェクト(進捗の)フォローの会議の案内-7月15日

Meeting about marketing strategy on Aug 15th.
マーケティング戦略の会議 – 8月15日

Discuss new project tomorrow.
明日、新しいプロジェクトについて話しましょう。

歓送迎会、ランチ、ディナーへの招待

Welcome party for Ms. Kaori on Sep 15th.
かおりさんの歓迎会-9月15日

Farewell party for Mr. Tanaka on Oct 1st.
タナカさんの送別会-10月1日

Drinking party invitation from Ken Sato.
サトウケンからの飲み会の案内。

Lunch meeting invitation on Nov 2nd.
ランチミーティングの案内-11月2日

Invitation to dinner on Dec 3rd.
夕食会のご招待-12月3日

自己紹介・他者紹介のメールの件名

Introductionのみの件名は避けたほうがいいです。
自己紹介で初めてメールを送るなら自分の名前を入れておくといいでしょう。

Introduction – Kaori Suzuki.
自己紹介 – スズキ カオリ

Introduction – Kaori Suzuki in the marketing dept.
自己紹介 – マーケティング部に入ったスズキ カオリ

Introduction – new team member.
新しいチームメンバーのご紹介。

Welcome to our team.
チームへようこそ。

Greetings.
(着任の)ご挨拶。

>> 合わせて読みたい:外国人の同僚に自己紹介をメールで送る

フォローのメールの件名

一度会った人へのフォロー

Met you yesterday at the exhibition – ABC company Ken Suzuki.
昨日展示会でお会いしました。ABC社のスズキケンです。

Glad to meet you at Ithe internet Marketing Conference.
ネットマーケティング会議でお会いできて光栄でした。

Great meeting you at the party.
先日パーティーでお会いできて嬉しかったです。

書類や会話のフォロー

Following up on e-mail on Friday.
金曜日にお送りしたメールのフォロー。

Following up my request on Wednesday.
水曜日にお送りした要望のフォロー。

Product specification we discussed on Monday.
月曜日に話した製品の仕様。

Meeting follow up we had last week
先週のミーティングのフォロー。

情報交換のメールの件名

Here is the restaurant we talked about.
この前話してたレストラン(のリンク)です。

Thought you may like these.
この情報(リンク)気にいるかもと思って転送しました。

Update for Project A on WK10.
プロジェクトAの更新情報-第10週。

Information regarding our Competitor.
競合他社の情報。

Breaking News for the big merger.
大型合併についての今朝のニュース。

FYI
参考(for your informationの略でよく使われます)

退職・異動メールの件名

Transfer to the Marketing Department.
マーケティング部へ移動。

Farewell e-mail – Kaori Tanaka.
お別れのメール タナカカオリ。

Resignation notice – Kaori Tanaka.
退職のお知らせ タナカカオリ。

Resignation announcement- Kaori Tanaka.
退職のお知らせ タナカカオリ。

>> 合わせて読みたい退職の挨拶で使える英語フレーズ

クレームのメールの件名

Complaint about product quality.
製品品質への苦情

Unsatisfactory service.
サービスの不満

Defective Goods.
不良品の件

Complaints to product number XXX.
製品番号XXXへの混入物。

Delivery delay(ordering number XXXX)
配達の遅れ(発注番号 XXX)

Shipment mistake (ordering number XXX)
配達の間違い(配達番号 XXX)

>> 合わせて読みたい納期遅延のクレームに使えるメール【音声あり】

通知・通達メールの件名

Notice from (Purchasing Director.)
(購買役員)からのお知らせ。

Bulletin : (change in company brand logo.)
広報 : (会社ブランドロゴの変更。)

Announcement from (Head Quater.)
(本社) からの発表。

早めに返信を貰いたい時の件名

Please replay by next Monday:Marketing strategy.
月曜日までに返信下さい:マーケティング戦略の件

Please respond now.
今すぐ返信ください。

Please reply today.
今日返信ください。

紹介を強調する件名

Referred by Mr. Steve Hall for a new business dealing.
新しい取引に関してのスティーブさんからの紹介。

営業メールの件名

Help you to increase sales.
販売増を助けます。

Help you to build sales strategy.
販売戦略の立案を助けます。

>> 合わせて読みたい:海外で新規顧客を開拓する方法

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