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海外営業の英語メールの書き方【文末編】指示を明確にして行動を引き出すには?SincerelyとRegardsの違い

この記事ではビジネス英語のメールでの文末の書き方について紹介したい。

特に海外のビジネスに関わる社会人が「相手の行動を促すような仕掛け」を英語のメールでどのように表現するかについて学ぶことが出来る。

ビジネス英語のメール|残念な文末とは?

残念な文末の書き方
  • Could you take care of it?
    それやっといてくれない?
  • What do you think of it?
    あなたはどう思う?

私が学生から社会人になりたての頃、上司の「調整しておいて」という指示の意味が分からなかった。もちろん私の理解力が乏しかったというのもある。

しかしビジネス英語のメールでいうところの残念な文末というのはまさに「調整しておいて」と同じ種類の書き方をしている文章である。つまり「相手が何をしたらよいかよく分からない指示の出し方」をする文章のことである。

これらの文章自体が悪いというわけではない。ときに必要な場面もあるだろう。しかし相手に積極的に動いてもらえるか?という観点では残念な文末である。

ビジネス英語のメール|分りやすい文末の書き方

分りやすい文末の書き方
  • Could you forward the data to Ken by Monday morning, please?
    データを月曜の朝までにケンに転送しておいてくれませんか?
  • I really appreciate your comments on the agenda. If you have any other requests, please send them by next Friday, at 17 PM.
    議題に関するコメント感謝致します。もし他に何か要望があれば、次の金曜の17時までにご要望ください。

上記の文末の優れたところは「いつまでに」「何を」「誰に」というwhenとwhatとwhoが決まっていることである。相手に動いてもらいたい時ははっきりと指示を出さなければいけない。

ビジネス英語において分りやすいメールの文末とは、相手のアクションを引き出すための具体的な指示が書いてあるメールの文末のことである。

ビジネス英語のメール|結びの挨拶(Sincerely系)

結びの挨拶
  • Sincerely,
    Kate Smith
  • Sincerely,
    Kate
  • Yours sincerely,
    Kate Smith

メール本文の後には「結びの挨拶」を書くのがビジネス英語のメールでは一般的だ。Sincerelyはビジネスでは最も一般的で失礼のない言い方である。

自分の名前の書き方は名字を書いても書かなくてもどちらでも問題は無い。Sincerelyよりもさらに丁寧な表現が必要であれば以下のような結びの挨拶が使える。

  • Yours sincerely,
  • Sincerely yours,
  • Respectfully yours,

ビジネス英語のメール|結びの挨拶(Regards系)

結びの挨拶
  • Best regards,
    Sam
  • Regards,
    Sam
  • Kind Regards,
    Sam
  • Best,
    Sam

regardsを使った結びの挨拶は既に面識のある人に使いたいカジュアルな結びの挨拶である。特に「Best,◯◯」はよく見る表現だが、とてもカジュアルになるので親睦が深い相手に使うのが礼儀として正しいだろう。