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ビジネス英語(電話編):英語の電話に苦手意識があり上手く話せない人向けの例文・フレーズ

海外からの英語の電話って最初はとても緊張しますよね。私の会社にも海外から頻繁に電話がかかってきます。

昔は海外からの電話というだけで苦手意識がありました。私が英語の電話が苦手だった理由は以下のような理由からです。

  • 誰からかかってきているか分からないので不安
  • 何を話していいのか分からないので不安
  • 大切な用件だったらどうしよう

当時はビジネス英語の電話を完璧に取らないと恥ずかしいと思っていましたが、今になって思えば英語の電話を完璧に取ろうと思っていたのが間違いだったと思います。

この記事では海外からかかってくる電話への対応方法や心構えなどを具体的な例を交えて紹介します。もしあなたがビジネス英語の電話対応に困っているのであれば本文の内容が役に立つでしょう。

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ビジネス英語の電話ステップ1|電話に出る

  • Hello, Engish company, Tanaka speaking.
    こんにちはイングリッシュ社の田中です。
  • Could I ask who is calling, please? and what is your company name?
    名前を教えてもらえませんか?それから会社名はなんでしょうか?
  • How may I help you?
    ご用件はなんでしょうか?

電話に出たらまずはHelloと挨拶をしましょう。そして次に会社名を言ってから名前を名乗ります。例えばあなたの苗字が田中でイングリッシュ社で働いているとしたら次のようなフレーズが使えます。

Hello, の代わりに「Good morning 」や「 Good evening」でもOKです。次はどこの誰からかかってきたのかを確認しましょう。

受け答えに自信が出てきたらHow may I help you?は使えるフレーズです。How may I help you?と言うと複雑なことを返されて分からなくなる場合もありますので注意は必要です。

ここまでのやり取りで相手の名前と組織は分かると思いますのでメモしておきましょう。

ビジネス英語の電話ステップ2|誰と話したいのか聞く

  • Could I know who you want to speak to?
    誰あてのお電話でしょうか?
  • I’m sorry, would you repeat it again, please?
    もう一度繰り返してもらえませんでしょうか?

次に誰と話したいのかを確認します。一回で名前が聞き取れなくても誤魔化さずにしっかり確認しましょう。Would you repeat it again, please? は聞き取れない時に使えるフレーズなので覚えておくと便利です。

丁寧な表現にするために文頭で「Would you~」を使っていますが言いにくければ「Can you~」でも通じます。

ビジネス英語の電話ステップ3-a|他人宛ての場合だった場合

  • Could you hold on, please?
    少し待ってもらえますか?(hold on = wait)
  • I’m afraid he is not available at this moment. 
    申し訳ないですが彼はいま電話に出れそうにありません。
  • Can I have him call you back?
    彼からかけ直させても宜しいでしょうか?
  • Can I take your mobile number?
    携帯電話の番号を教えてもらえますか?

電話に出たものの他の同僚への電話だった場合にはすぐに電話を代わりましょう。主担当に電話を代われるならなるべく早く電話を回したほうが無難です。

もちろん主担当に電話を繋ぐ前に要件を聞いてあげるのも親切なのですが、電話をかけたほうが説明をするのに二度手間になったりして時間が勿体無い時もあります。

大事な要件である可能性も考えると「担当から電話をかけ直させます」が最も安全です。もちろん「彼は他の電話に出ています」とか「出張で不在です」など表現できれば理想ですが、この記事では電話をどのように繋ぐかにフォーカスします。

上記に示した質問を駆使すれば「相手の組織名」「相手の名前」「かけ直す先の電話番号」は判明しますので、この情報を主担当に渡せば問題なく仕事は進むでしょう。

ビジネス英語の電話ステップ3-b|自分宛ての電話だった場合

  • Sorry, I could not catch you on the phone.
    申し訳ありません、電話だと聞き取れないですね。
  • Could you send me the details in an e-mail?
    詳細をメールで送って頂けないですか?

電話が自分宛てだった場合には他の人にパスできません。心して相手の話をリスニングしましょう。もしどうしても相手の話の意味が取れなくなったら上記のフレーズを使い正直に言いましょう。

ビジネス英語の電話では恥ずかしがらずに「分からない」と言うほうが有益です。なぜなら「理解できているな」と相手に誤解されるほうが後々面倒だからです。

ビジネス英語の電話に対する心構え

ビジネス英語の電話はある程度ロールプレイをしないと難しい部分があります。私が以前全く英語が分からない時に心がけていたことはなるべくメールを中心に対応するということでした。

かっこよく電話できたら理想ですが、英語に自信がない時期は誤解を避けるほうが優先すべきです。また「この人はメールで対応したい人だ」と周囲に分かってもらえば、電話での対応も減っていきます。

ビジネス英語の電話で使える例文フレーズまとめ

本文で使用したフレーズ

Hello, Engish company, Tanaka speaking.
こんにちは、イングリッシュ社の田中です。

Could I ask who is calling, please?and what is your company name?
名前を教えてもらえませんか?それから会社名はなんでしょうか?

How may I help you?
ご用件はなんでしょうか?

Could I know who you want to speak to?
誰あての電話でしょうか?

I’m sorry, could you repeat it, please?
もう一度繰り返してもらえませんか?

Could you hold on, please?
少し待ってもらえますか?

I’m afraid he is not available at this moment. 
申し訳ないですが彼はいま電話に出れそうにありません。

Can I have him call you back?
彼からかけ直させても宜しいでしょうか?

Can I take your mobile number?
あなたの携帯電話の番号を教えてもらえますか?

Sorry, I could not catch you on the phone.
申し訳ありません、電話だとついていけません。

Could you send me the details in an e-mail?
詳細をメールで送って頂けないですか?

完コピする必要はありませんので部分的にご活用ください。

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