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ビジネス英語(メール編)|打合せ後のお礼メールの書き方!メールは会議の前に作れ

本記事で学べること
すぐに使えるお礼メールのテンプレを3つ掲載
印象に残るお礼メールの書き方が学べる
雑談で顧客と話しておくべきことが分かる
英語が飛び交う打ち合わせの後は頭もヘトヘトかもしれませんが、タフな打ち合わせの後でもすぐにお礼メールを送ると好印象に繋がるように感じます。

すぐお礼のメールを送った相手のほうが次のアポにも繋がりやすいと思いますので、本文を読んでお礼メールの書き方を学びましょう。

合わせて読むと効果的
英語メールの書き方:打合せ後のフォローメールの書き方(例文フレーズ付き)

英語のお礼メールはテンプレを作っておくと便利

もっとも最悪なケースはお礼メールを送ること自体を忘れてしまった時です。そんなケースを防ぐために、簡単なメールを事前に準備しておくと便利です。

Hi John,
ジョンさん

 

Thank you so much for meeting with me today.
今日はお会い頂き大変ありがとうございました。

 

I really enjoyed our meeting and look forward to meeting you again.
今日の打ち合わせは本当に有意義でしたしまたお会いできることを楽しみにしています。

 

Best regards,
Kenji

上のような簡単なメールをメールの下書きフォルダに入れておけば、打ち合わせ後に忙しくても1分で送信できます。

「あ、先週のアポの後にお礼のメール送るの忘れてた・・・」という誰でも一度は経験したことのあるようなミスも防ぐことができます。

上のようなメールを送るだけでも、及第点だと思います。送らないよりはマシです。しかしこれだと Thank you しか伝わりませんし、テンプレと見破られる可能性もあります。

そこで時間がある人は下の2つのポイントも追記してメールすると本文ががより印象深くなります。

お礼メールを印象深くするには

印象に残った話題や共通点を書く

打ち合わせのアウトプットを書く

順番に解説します。

印象に残っている話や共通点に触れる

打ち合わせの場で印象に残っている雑談や(もしあれば)共通点などを書けると印象深いお礼メールになります。

例えば「コーヒーが好き」とか「週末は家族とキャンプに行ってきた」など何でもいいので相手が打ち合わせの場で共有してくれたことを思い出して書くことです。

例えば、こんな感じです。

Hi John,
ジョンさん

Thank you so much for meeting with me today.
今日はお会い頂き大変ありがとうございました。

 

I enjoyed our meeting and was all intrigued to your passion for coffee. I love coffee as well but you have more powerful motivation for it.
私は打ち合わせを楽しむことができましたし、あなたのコーヒーに対する情熱に惹かれました。私もコーヒーは好きですが、あなたはもっと力強いモチベーションを持っていますね。

 

Again, thank you for taking the time with us and look forward to meeting you again.
繰り返しになりますが、今日は打ち合わせに時間を取って頂いてありがとうございました。またお会いできることを楽しみにしています。

 

Best regards,
Kenji

ワンポイント犬

ビジネスなのであまり長くなりすぎないように注意しよう!

打ち合わせで得たアウトプットを書く

もう一つのお礼メールの書き方は打ち合わせで得たアウトプットを書くというものです。これは相手にも明確なメリットがあり、次回のアポにも繋がりやすいでしょう。例えばこんな感じです。

Thank you so much for taking the time and meeting with our colleagues and me today regarding of your operational reforms project.
本日は業務改革プロジェクトの件でお時間を取っていただき、また私達の同僚に会って頂きありがとうござます。

 

Let me summarize the main takeaways from our meeting.
打ち合わせで得られた主要な持ち帰り事項をまとめさせて頂きます。

 

-Your company will enjoy a 2-month trial of our internet services.
-We will provide you ID and Password in order to set up your company account.
-We will have a follow-up meeting 2 months later again to discuss your opinion regarding our services.
-御社は2ヶ月間のお試しでオンラインサービスを使う。
-弊社は御社のアカウントのセットアップを行うためにIDとパスワードを提供する。
-我々は2ヶ月後にフォローの打ち合わせを行い当社サービスに関するご意見について議論を行う。

 

Next week, I will offer you an idea of the date and time for the following meeting.
次週、私は次の打ち合わせの日程と時間案をお送りします。

 

Meanwhile, if you have any questions please feel free to contact me.
その間もしあなたが質問をお持ちであれば、どうぞ気軽にお問いあわせ下さい。

 

Again, thank you so much for your time and help. I’m looking forward to hearing from you.
繰り返しになりますが、ご協力頂きありがとうございます。お会いできるのを楽しみにしています。

ワンポイント犬

このように一つ一つ合意していくことで仕事を確実に進めていきましょう!

良いお礼メールが書けるかは打ち合わせで決まる

打ち合わせで得たアウトプットを書くのもお礼メールとして印象に残りやすいと思いますが、個人的には仕事以外での話題や二人の共通点に少しでも触れると、世界で一通だけのメールが完成すると思います。

そのようなメールを書くには打ち合わせの時点での情報収集が重要です。例えば、

  • 好きなものは何だろう?
  • 趣味は何だろう?
  • 私達の共通点何か?

打合せの段階から上のような情報を収集しようと考え会話しておけば、お礼のメールを書くのに困ることもありません。

良いお礼メールが書けるかは打ち合わせの内容で決まると言っても過言ではありません。

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