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ビジネス英語(メール編):リスケや日程変更の言い回し(例文フレーズ付き)

海外関係の仕事をしていたら一度や二度は下のような経験はないでしょうか?

  • この時間に電話して!と顧客に言われたので電話したが電話が繋がらなかった。
  • 打合せのために訪問したのにアポをドタキャンされ顧客に会うことができなかった。

リスケや日程変更は海外関係の仕事では悩みのタネですよね。

この記事ではそんな時に使える日程変更や上手な日程変更・調整の言い回しを紹介します。

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ビジネス英語のメール|日程変更の悪い例

まず最初に「スケジュールの変更をお願いしたい」ときに打ってしまいがちな悪いメールの例を紹介します。

悪い例文

Hi Sandra,
こんにちはサンドラさん

I could not reach you on the phone today.
今日は電話であなたとお話できませんでした。

I guess we missed each other.
恐らく私たちは行き違いだったんでしょう。

Could we reschedule?
日程の再調整できますか?

この例があまり良くない理由はいつ電話したのか不明確なことです。またどの番号に電話したのかもメールを見た人は分からりません。

日程の変更ができますか?と聞いていますが、これもあまり宜しくないです。どうせなら具体的な日程を書くか、スケジュール調整のアプリやツールがあるのでそれを貼っておくのがいいでしょう。

ビジネス英語のメール|日程変更の良い例

次に「日程変更をお願いしたい」ときに使える良い英語メールの表現を紹介します。

良い例文

Hi Sandra,
こんにちはサンドラさん

I made a call 000-000-000 around 4 p.m. today and left a message.
今日の夕方4時ごろに000-000-000に電話してメッセージを残しました。

I tried to offer a new business plan during today’s call.
今日の電話では新しいビジネスプランを提案しようとしていました。

Therefore, I am sending some information to cover it.
なので、それをカバーするいくつかの情報をお送りします。

Please take a look and let me know if you have any questions.
どうかご覧になって何か質問があればおしらせください。

Are you still be interested in scheduling another call? My schedule is wide open.
まだ日程の再調整に興味がありますか?私の予定は空いています。

I can offer a link (https://XXXX) for meetings app that you can select an open time.
あなたが都合の良い時間を選べるように日程調整アプリのリンクを送っておきます。

このメールにはいくつかポイントがあります。一つはどの番号にかけたのか何時頃にかけたのかをしっかりと書いていることです。(青の蛍光ペンで記載)

相手はすでにこちらへの興味を失っているかもしれません。そういう場合のために顧客の利益も表現しています。(黄色の蛍光ペンで記載)

要するに電話で話そうとしていた内容を資料として送っているのですね。こうすることで興味が無くなった相手にも見てもらえるかもしれません。

そして最後にまだ興味があればという形でリスケの提案しています。リスケの提案方法はアプリなどがなければ私の空いているスケジュールは〜という感じで具体的な日時を3つくらい記載するといいでしょう。

【まとめ】ビジネス英語のメールで日程変更する際

アポイントをドタキャンされた場合の日程調整やリスケでは下の4つを確認しましょう。

  • いつ電話をかけたのか
  • どの番号にかけたのか
  • 相手のメリットはあるか
  • リスケ方法は親切か

個人的な経験ですがこの4つを網羅することでビジネス英語でメールを受けた側の反応は格段に上がります。ぜひ一度試してみて下さい。

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