国内&現場で学んだ私がおすすめする英語コーチングスクール3社

ビジネス英語(メール編):打合せのお願いは結びが重要!使える例文フレーズとは?

打合せのお願いを成立させるのはビジネスではとても重要なことです。

社内であろうと社外であろうと誰かに会って課題を解決できるというのは非常に重要なスキルではないでしょうか。

今日はよくある一般的な英語ビジネスメールの結びではなく人間の心理を利用した戦略的な結びの言い回しを紹介します。

>> 関連記事開封したくなる件名の書き方!?

英語メールで打合せの申し込みをするなら質問はしない

無理やり会おうとしてくる人にあなたは会いたいですか?

恐らくほとんどの人が会うのをためらうはずです。

そんな人間の心理を理解しつつアポイントを成立させるには相手を引き寄せるのが効果的です。

例文

I have free time next Monday at 3:00 p.m.

(来週の月曜の三時に時間が空いています。)

I will stop by your desk then want to discuss a little.

(あなたのデスクに立ち寄って少し話しがしたい。)

I’m glad if you can take my call.

(あたなが私の電話を取ってくれると嬉しいです。)

ポイントは三つあります。一つは会話を継続させること、次に押しすぎず、離れすぎないこと、最後に質問しないこと。

今回想定しているのは相手が会ってくれるか会ってくれないか微妙なときですので、「Do you have free time?」と聞きたいところですが経験上、時間をダイレクトに聞いてメールが返ってくることはあまりありません。

そういうときはあえて時間を聞いたりせずに「電話に出てくれると嬉しい」と結びに残しておいたほうが会える可能性は高まります。

>> 関連記事返信したくなる件名の書き方

英語メールの時間設定には余裕をもたせる

余裕をもった時間設定で打合せに来てもらう結びの書き方です。

例文

My schedule is wide open during week 10.

(私の予定はweek10はがら空きです。)

Are you free that week to discuss?

(ちょっとだけ話す時間はありますか?)

※week表記は1月の第1週をweek1とし、

順番に通し番号をつける、

海外では一般的な週の表し方。

ポイントは十分な時間を相手に与えることです。

一ヵ月後の予定が全て埋まっている人は別ですが、なるべく一週間以上先の打合せ時間を提案しましょう。

>> 関連記事:謝罪のメールは結びが重要

偉い人へのビジネス英語メールはアシスタントを経由する

立場の高い人や、アシスタントのいるような役職の人へ使える結びの書き方を紹介します。

例文

I will send an e-mail to your assistant to see if you have free time to talk next week.

(来週あなたの予定が空いているかどうかアシスタントに連絡を入れます)

※see if~「~かどうか」

「アシスタントに連絡を入れます」という連絡を、本人にするのがこの結びの書き方のポイントです。

頭の片隅に打合せのことを置いてもらうための工夫をしましょう。

場合によって連絡を入れるのは秘書になるかもしれないし部下になるかもしれません。

状況に応じて使い分けてください。

>> 関連記事:間違いメールを送付したときは

【まとめ】ビジネス英語メールで打合せのお願いをする

アポイントを成立させるための結びのフレーズを紹介しました。

私も海外の顧客に営業をしているとき、よくある一般的な文章の結びを以前は使っていました。

Your support will be highly appreciated.

Best regard,

Ken

などは一般的なものです。しかしこれでは顧客に会える可能性が低いということにあるとき気が付きました。

そこで今回のようなポイントをおさえて連絡をする作戦をとったところ以前より格段に会える頻度が上がりました。

このあたりは日本語なら当たり前な気もするのですが、ビジネス英語では意外に多くの人が失念していることです。

ぜひ押してダメなら引いてみてください。

>> 関連記事海外で新規開拓する方法