国内&現場で学んだ私がおすすめする英語コーチングスクール3社

自動返信メールの英文で困った!英語の不在連絡の書き方と例文を紹介

営業として外回りをしているとメールの返信が滞ってしまうこともあるでしょう。
また海外の顧客を担当する営業マンなら海外出張など多忙なときもあるかもしれません。

そんなとき便利なのがメールの自動返信機能ですが、英語ではどのように書けばいいのか?
本文では私が海外営業として実践してきた方法も交えてご紹介します。

本文を読めば英語のビジネスメールでそのまま使える自動返信メールの書き方を学ぶことができます。

ビジネス英語(メール編)記事一覧はこちら

自動返信メールの書き出し

  1. Dear Sender,
    メール送信者様
  2. Dear Sir or Madam,
    各位
  3. Dear Ladies and Gentlemen,
    各位

書き出しの宛名は不特定多数の人に向けた言い方になります。

一般的でシンプルな書き方は上記1のような書き方です。
少し気の利いた言い回しならば、2や3のようなフレーズも使えます。

自分の雰囲気にあった言い回しを使っておけば問題ないですが、2や3はヨーロッパに住む同僚がよく使っていますね。

そのあとに続く文章としては「しばらくメールが見られない」また「すぐに返信できない」ことを伝えましょう。
例えば次のようなフレーズが使えます。

  1. I have limited access to my e-mails.
    メールの閲覧に制限があります。
  2. I will have limited access to email and reply to you as soon as possible.
    メールの閲覧に制限がありすぐに返信できません。

>> 合わせて読みたい:【英語メールの書き出し方

自動返信メールには職場に戻る日程を書く

  1. I will be back in the office on the 29th of July 2019.
    19年7月29日に会社に戻ります。
  2. I shall be out of the office and will be back on Sep 15th, 2018.
    不在にさせて頂いておりますが18年9月15日に戻ります。
  3. I am out of the office from Friday, Apr 21st, returning Tuesday, May 7th.
    4月21日金曜日から不在にしておりますが、5月7日火曜日に戻ります。

自動返信のメールには不在から戻ってくる日程について記載しましょう。

上記2の例文はshall は助動詞で決意を表し「~するつもりである」という意味になります。
またshallにはフォーマルなニュアンスがあるので誰に行くか分からない自動返信向きの書き方です。

次に不在の期間について示したければ以下のような書き方があります。
returning以下は分詞構文でここではandの意味です。

自動返信メールには不在の理由を書く

  1. Due to personal holidays, I am out of the office.
    休暇のため、職場を不在にします。
  2. Please kindly be informed that I am on a business trip.
    出張で不在にしていることをお伝えします。

英語の自動返信メールには不在の理由について書くと親切です。
出張で不在なのか休暇で不在なのかによって、メールの受け手もどうするか考えることができます。

自動返信メールに提案を入れると親切

  1. You can reach me on my mobile number: +81-XX-XXXX-XXXX.
    私の携帯番号は+81-XX-XXXX-XXXX.です。
  2. If needed please try to reach me on a cell +81-XX-XXXX-XXXX.
    もし必要であれば+81-XX-XXXX-XXXX.に電話して下さい。
  3. In urgent cases, please contact my boss Mr. XXX (+email address).
    緊急の場合、私の上司に連絡してください。
  4. In urgent matters, please contact one of my team members (+email address).
    緊急の場合、チームメンバーの一人に連絡して下さい。

海外の顧客を担当している営業マンなら不在連絡にも何かしら提案を書いておきましょう。
私の場合は「どうしても必要なら電話してくれ」という文言を1や2のように書くようにしています。

もし連絡は同僚か上司にして欲しい場合には3や4のように書いて下さい。

自動返信メールの例文・フレーズ

ここまでお伝えしたことをまとめて、自動返信メールで使える例文を作ってみましたので実務で使ってみて下さい。

休暇で不在時の自動返信メール

Dear Sender,
送信者様

Thank you for your e-mail.
ご連絡ありがとうございます

Due to personal holidays(or national holidays), I will out of the office from Aug/10 till Aug/20.
個人的な休暇のため(祝日のため)、8月10日〜20日は会社におりません。

I will reply after my holiday.
休暇後に返信致します。

In urgent cases, please contact my boss Mr. XXX (上司のアドレス).
緊急の際は、どうか私の上司☓☓へコンタクトして下さい。

With best regards,

John Hall

最近はお盆休みをObonyasumiのようにして理解している外国人も相当数います。
よってDue to an Obonyasumi で通じることもあります。
不安ならDue to a summer vacationでOKでしょう。

出張で不在時の自動返信メール

Dear Sir or Madam,
各位様

Thank you for your e-mail.
ご連絡ありがとうございます。

I shall be out of the office and will be back on XXX.
不在にさせて頂いておりますがXXXに戻ります。

I have limited access to my e-mails during my business trip and will reply after my return latest.
出張中メールの閲覧に制限がありすぐに返信できませんが戻り次第すぐに返信します。

If needed please try to reach me on a cell +81-XX-XXXX-XXXX.
もし必要であれば、私の携帯電話+81-XX-XXXX-XXXXにご連絡下さい。

Best regards,

John Hall

ビジネス英語(メール編)記事一覧はこちら

\英語学習に役立つツールを紹介/